Forretningsorden

For

Privatskolen Als

 

 

 

Forretningsorden for bestyrelsen

Bilag til ”Vedtægter for Privatskolen Als”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vedtaget af bestyrelsen d. 30/3-2016 – Forslag revideret 11.02.2016

 

Indkaldelse

Udsendelse af indbydelse

Datoen for forældrekredsmødet skal varsles i starten af januar. Der oplyses, hvem der er på valg og deadline for indgivelse af kandidatur. Bestyrelsen drager omsorg for, at forældrekredsen indkaldes med mindst 14 dages varsel. Af indkaldelsen skal punkter til drøftelse på forældrekredsmødet fremgå og eventuelle bilag til punkter ”indkomne forslag” skal vedlægges. Forældrekredsmødet afholdes senest 15. april.

  1. Valg af dirigent.
  2. Bestyrelsen aflægger beretning.
  3. Skolelederen aflægger beretning.
  4. Tilsynet aflægger beretning.
  5. Skolelederen forelægger det reviderede og godkendte regnskab til orientering.
  6. Skolelederen forelægger det vedtagne budget til orientering. I forbindelse med køb, salg og pantsætning af fast ejendom, jf., § 3 stk. 21 forelægges endvidere et flerårigt, dog mindst 5 år, langtidsbudget og dets forudsætninger.
  7. Behandling af indkomne forslag
  8. Valg af bestyrelsesmedlemmer, jf. § 3 stk. 3 og 4 og § 3 stk. 6.
  9. Valg af suppleanter, jf. § 3 stk. 4 og § 3 stk. 6.
  10. Eventuelt

 

Ovenstående jf. vedtægter for Privatskolen Als.

 

Orientering om frist

Forslag som ønskes behandlet på det ordinære forældrekredsmøde skal skriftligt være indgivet til skolelederen senest 1 måned før forældrekredsmødet.

 

Valg til bestyrelsen

Man vælges til bestyrelsen for en 2 årig periode. I lige år er der 3 bestyrelsesmedlemmer på valg og i ulige år er der 2. De 2 Suppleanter er på valg hvert år. Bestyrelsesmedlemmer kan genvælges for flere perioder.

Kandidater, der ønsker at opstille til bestyrelsen, bedes indgive deres kandidatur så hurtigt som muligt til skoleledelsen, men det er muligt at stille sit kandidatur til rådighed på selve forældrekredsmødet.

Bestyrelsen kan udpege hvilke funktioner der er behov for i bestyrelsen. Alle kandidater skal præsenteres på forældrekredsmødet og om muligt på skolens hjemmeside. Bestyrelsen bestræber sig jf. vedtægterne på at kønsfordelingen i bestyrelsen er lige.

Forberedelse

Punkter

Senest på bestyrelsesmøde i marts skal bestyrelsen forberede forældrekredsmødet, idet følgende punkter behandles:

  • Forslag til dirigent. Hvem træffer aftale og forbereder dirigentemnet?
  • Forslag til referent. Hvem træffer aftale og forbereder referentemnet?
  • Godkendelse af dagsorden og aftaler om udsendelse.
  • Endvidere skal årsregnskab godkendes til forelæggelse på forældrekredsmødet.

Beretning

Formanden udarbejder beretningen. Udkast gennemgås med skolelederen og bestyrelsen.

Regnskab

Skolens økonomifunktion forbereder regnskabsgennemgang i samarbejde med skolelederen.

Praktiske forhold

Skolelederen er ansvarlig for, at der foreligger stemmesedler, vedtægter, projektor mv. til forældrekredsmødet. Særlige ønsker aftales senest dagen før.

 

Forældrekredsmødets afholdelse

Formalia

Formanden leder valget af dirigent og referent. Referatet underskrives efter forældrekredsmødet af dirigenten.

Dirigentens rolle

Dirigenten sikrer som det første, at forældrekredsmødet er lovligt varslet. Forældrekredsen er beslutningsdygtig uden hensyn til de fremmødte medlemmers antal, se dog vedtægter § 11. stk. 2.

Dirigenten kan til enhver tid kræve stemmerne optalt. Afstemninger foretages skriftligt, når blot ét medlem fremsætter ønske herom.

Dirigenten skal sikre, at alle kandidater til bestyrelsesposter får mulighed for at præsentere sig for forældrekredsen.

Stemmeregler

Beslutninger på forældrekredsmødet træffes ved almindelig stemmeflerhed med undtagelse af vedtægtsændringer og beslutning om nedlæggelse af skolen, jfr. § 11. stk. 2 i vedtægterne.

I tilfælde af at der er flere ændringsforslag til samme punkter, stemmes der sideordnet, inden det af disse forslag, der er vedtaget med almindeligt stemmeflertal, stilles op mod det oprindelige. Ændringsforslag skal skriftligt stilles til dirigenten inden afstemningen om det forslag, ændringsforslaget vedrører.

Personvalg

Valghandlinger skal være hemmelige, hvis et eller flere medlemmer af forældrekredsen ønsker det.

Ved valg af bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og tilsynsførende kan hver forælder afgive stemme på det antal medlemmer, der skal vælges til bestyrelsen, henholdsvis på et antal personer svarende til det besluttede højeste antal suppleanter og dels en tilsynsførende. Der kan afgives én stemme pr. person.

Dirigenten udpeger to fra forsamlingen til at forestå optælling af stemmer.

Stemmeberettigede og fuldmagt

Hver forældremyndighedsindehaver har én stemme. Er der to forældremyndighedsindehavere, har de hver en stemme. Har kun en forældremyndigheden, har denne kun en stemme.

Der kan kun gives fuldmagt til en person, med hvem man har fælles forældremyndighed over et barn på skolen. Fuldmagt skal være skriftlig.

Ekstraordinært forældrekredsmøde

Efter vedtægterne kan ekstraordinært forældrekredsmøde indkaldes, når et mindretal i bestyrelsen på 2 medlemmer, eller mindst 25% af forældrekredsens medlemmer skriftligt kræver det. Bestyrelsen varetager indkaldelsen efter reglerne om et ordinært forældrekredsmøde. Dagsorden skal oplyses ved indkaldelsen.

 

 

 

 

Sammensætning

Valgte

Bestyrelsen består af de på forældrekredsmødet valgte medlemmer.

Skoleledelsen og personalerepræsentantens deltagelse

Skolelederen og souschefen deltager som faste gæster i bestyrelsesmøderne uden stemmeret.

Personalerepræsentanten, der deltager i bestyrelsesmøder, udpeges af den samlede personalegruppe på skolen – herunder ansatte i SFO’en, teknisk-administrativt personale, samt lærerstaben og deltager i bestyrelsesmøderne som fast gæst uden stemmeret.

  • De ansatte kan gennem personalerepræsentanten udtale sig om punkter der vedrører disse på bestyrelsesmøderne.
  • Repræsentanten kan ikke deltage i behandling af sager vedr. ansættelsesproblemer.
  • Bestyrelsen kan vælge at suspendere skoleledelsen og/eller personalerepræsentanten i deltagelse ved bestyrelsesmøde ved behandling af punkter som ikke vedkommer disse.
  • Personalerepræsentanten kan af bestyrelsen pålægges vidtgående tavshedspligt i konkrete sager.
  • Bestyrelsen kan til enhver tid invitere en ekstern gæst til rådgivning af bestyrelsen.

Konstituerende møde

Indkaldelse

Skolelederen forestår indkaldelsen af det konstituerende bestyrelsesmøde umiddelbart efter forældrekredsmødet. Med indkaldelsen skal de nyvalgte bestyrelsesmedlemmer gøres opmærksom på og opfordres til at søge information om vedtægter, forretningsorden og love og regler for de frie grundskoler på skolens hjemmeside eller på nettet. Derudover kan formanden udlevere materiale, hvis denne skønner det nødvendigt for udførelsen af tillidshvervet.

Forretningsorden

På et af de førstkommende bestyrelsesmøder gennemgås og revideres eventuelt, som det første forretningsordenen.

Konstituering

På det konstituerende møde skal der vælges:

  • Én formand
  • Én næstformand

 

Hvis et medlem ønsker det, sker konstitueringen skriftligt.


Udvalg og kommissorier

På bestyrelsesmøder kan der til enhver tid nedsættes nye udvalg og kommissorier. Eksisterende udvalg og kommissorier kan ligeledes nedlægges af bestyrelsen.

Mødeplan

Bestyrelsen udarbejder på sit første møde en plan for samtlige af årets bestyrelsesmøder. Der skal minimum planlægges 6 ordinære bestyrelsesmøder i henhold til bestyrelsens årshjul.

Ordinære bestyrelsesmøder

Indkaldelse

Dagsorden udarbejdes af formanden, som er pligtig til at høre skolelederen, om denne har punkter til drøftelse på bestyrelsesmødet. Dagsordenen udsendes til bestyrelsesmedlemmerne senest 1 uge før mødet. Dagsordenforslag skal være formanden i hænde senest 2 uger før mødet.

Dagsordenpunkter

Følgende punkter indgår i bestyrelsesmødernes dagsorden i løbet af et år og indskrives i årshjulet:

  • Økonomigennemgang.
  • Personale relateret forhold. (Ansættelser/afskedigelser)
  • Budgetforberedelse.
  • Budgetvedtagelse.
  • Planlægning af forældrekredsmøde
  • Status på ventelister
  • Godkendelse af flerårigt budget.

Åbne møder

Bestyrelsen afholder mindst en gang årligt et fællesmøde mellem bestyrelsen og personalet.

 

 

 

Bestyrelsesarbejdet

Mødeledelse

Formanden leder bestyrelsesmøderne. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.

Referat

Referenten skriver referat. Hvert møde begynder med godkendelse af referatet fra forrige møde. Enhver mødedeltager har ret til kort at få noteret sin afvigende mening. Efter hvert bestyrelsesmøde renskriver Referenten referatet og udsender kopi heraf til bestyrelsesmedlemmerne senest 10 hverdage efter afholdt møde.

Formandens forfald

Næstformanden fungerer som formand, når formanden er bortrejst eller sygemeldt i mere end 1 uge. Som konstitueret formand har næstformanden alle formandens beføjelser og pligter.

Tavshedspligt

Alle bestyrelsesmedlemmer og personalerepræsentanter er underlagt reglerne om tavshedspligt. Pligten omfatter alle fortrolige oplysninger erfaret under bestyrelsesarbejdet og overtrædelser kan medføre straf efter den borgerlige straffelov. Tavshedspligten gælder især:

  • Viden om politiets efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser mv.
  • Skolens økonomiske interesser f.eks. indhentede pristilbud, licitationer mv.
  • Oplysninger om enkeltpersoners private selskaber eller foreninger som der er særlig interesse i at beskytte.
  • De ansattes tjenesteforhold eller lign.

Inhabilitet

Inhabilitet foreligger altid i følgende tilfælde:

  • Såfremt man har personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller repræsenterer nogen, der har en sådan interesse.
  • Såfremt nærtstående familiemedlemmer har personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald.
  • Såfremt man deltager i firmaledelse, forretningsledelse eller på vegne af den juridisk person, der har særlig interesse i sagens udfald.
  • Såfremt der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om ens upartiskhed.

Skoleledelsen / medarbejderrepræsentanten kan hver for sig eller sammen udelukkes fra specifikke punkter på mødet af bestyrelsen. I tvivlstilfælde træffes der afgørelse efter forvaltningslovens kap. 2. Ved inhabilitet kan man hverken deltage i afgørelsen eller behandlingen af pågældende sag.




Udtrædelse

Såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker at udtræde af bestyrelsen i utide, skal den pågældende fremsende skriftlig besked herom til bestyrelsen, herefter indtræder en suppleant på bestyrelsens anmodning. Denne vil være valgt for den periode, som det medlem der er blevet erstattet.

Særlige udtrædelsesgrunde

Ansættes et bestyrelsesmedlem eller en suppleant på skolen kan denne ikke beholde sit bestyrelseshverv.

Orlov

Hvis et bestyrelsesmedlem ønsker orlov fra bestyrelsesarbejdet kan dette bevilliges for maksimalt 3 måneder. Suppleanten vil i sådanne tilfælde indtræde midlertidigt i bestyrelsen, dog kun frem til forældrekredsmødet. Hvis et bestyrelsesmedlem med orlov genvælges til bestyrelsen varetages hvervet af en suppleant.

Honorar

Bestyrelsesmedlemmer kan ikke modtage honorar for deres hverv i bestyrelsen. Der kan ydes konkret godtgørelse for telefonudgifter og kørselsgodtgørelse efter statens takster. Efter beslutning i bestyrelsen kan skolen betale for uddannelseskurser, instruktionsmøder mv. for bestyrelsesmedlemmer. Nødvendige udlæg attesteres af skolens økonomifunktion og refunderes.

 

Pædagogisk tilsyn

Bestyrelsesmedlemmer, som af forældre kontaktes med henblik på løsning af konkrete pædagogiske problemstillinger skal henvise til skolelederen. Lederen har pligt til at orientere bestyrelsen om pædagogiske problemer. Hvis lederen / personalet ikke kan magte et pædagogisk problem, kan bestyrelsen træde ind i sagen og træffe nødvendige beslutninger.

 

 

Ansættelsesudvalg

Ved ansættelser nedsættes et ansættelsesudvalg bestående af formand eller bestyrelsesmedlem udpeget af formanden, skoleleder, souschef samt en personalerepræsentant for fagområdet. Ansættelsesudvalget kan evt. udvides med konsulent, såfremt det findes nødvendigt.

Ansættelsesudvalget får relevante ansøgninger til gennemsyn.

Ansættelsesudvalget gennemfører ansættelsessamtaler. Udvalget udpeger i fællesskab et antal ansøgere til samtaler.

Bestyrelsen ansætter på baggrund af indstilling fra ansættelsesudvalget.

Skolelederen ansætter løstansatte medarbejdere.

Lederansættelse

Ved lederansættelse indkaldes mindst 2 kandidater til samtale med et ansættelsesudvalg bestående af formanden samt to repræsentanter fra bestyrelsen.

Bestyrelsen kan vælge at udvide ansættelsesudvalget med souschef eller konsulent, såfremt det findes nødvendigt.

Ansættelsesudvalget forelægger resultatet af ansøgninger, samtaler og tests for hele bestyrelsen, som herefter træffer den endelige beslutning.

Fratrædelse / Afskedigelser

Fratrædelse og afskedigelser foregår jf. skolens vedtægter og gældende overenskomst.

Skolesekretæren indskriver løbende elever på skolen i samarbejde med lærerne og SFO-personalet efter følgende retningslinjer, som kan fraviges af bestyrelsen i enkeltstående tilfælde:

  • Personalets børn har fortrinsret
  • Elever, der har søskende på skolen har fortrinsret, hvis venteliste etableres.
  • Andre

Alle nye elever interviewes for at vurdere dem i forhold til skolens værdiggrundlag inden optagelse.

Der er 2 ugers gensidig prøvetid for nye elever.

Bortvisning

Midlertidig bortvisning af elever kan foretages af skolelederen efter høring af personalet - dog med underretning til bestyrelsen på næste bestyrelsesmøde.

Permanent bortvisning godkendes i samråd med bestyrelsesformanden.

 

Fripladsansøgninger gennemgås af skolelederen og skolesekretæren, der på baggrund af den gældende lovgivning træffer afgørelse herom.

Budget

Kommenteret budget udarbejdes normalt inden oktober af økonomifunktionen og skoleleder. Godkendelsen af budgettet sker på et bestyrelsesmøde senest december.

Revision

Det reviderede regnskab fremlægges af skolelederen på forældrekredsmødet. Skoleleder afholder møde med revisionen.

 


Peter Baum
Camilla Hampen
Gunhild Andersen
Lars Mastrup
Karsten Hjerrild